Tupoksi

Tugas Pokok, Fungsi dan Struktur Organisasi

Tugas Pokok

              Sekretariat DPRD Kabupaten Buleleng yang dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun Tahun 2008 tentang Pembentukan, Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah, sesuai dengan Struktur Organisasinya terdiri atas empat Bagian, yaitu Bagian Umum, Bagian Keuangan, Bagian Persidangan dan Risalah, serta Bagian Humas dan Protokol. Sedangkan sesuai Peraturan Bupati No. 38 Tahun 2008 mempunyai tugas pokok menyelenggarakan administrasi kesekretariatan, administrasi keuangan, menyediakan dan mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan serta mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD.

Fungsi

Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut di atas, Sekretariat DPRD menyelenggarakan fungsi :

a. Memberikan pelayanan kepada Pimpinan dan anggota DPRD;

b.   Menyiapkan bahan dan memfasilitasi rapat anggota DPRD;

c.    Pelaksanaan urusan rumah tangga DPRD;

d.   Pengelolaan tata usaha DPRD.

1.  SEKRETARIS  DPRD.

A.     Sekretaris DPRD, Mempunyai tugas :

• Menyusun rencana kegiatan Sekretariat DPRDberdasarkan data, program dan kebijakan yang ditetapkan oleh Bupati serta ketentuanperaturan perundang-undangan yang berlakusebagai pedoman kerja.
• Merumuskan kebijakan teknis pelayanan kepada pimpinan dan anggota DPRD sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku;
• Memimpin dan mengkoordinasikan bawahan agar pelaksanaan tugas berjalan dengan harmonis dan saling mendukung sesuai peraturan perundangan-undangan yang berlaku;
• Memberi petunjuk dan bimbingan kepada bawahan agar dalam pelaksanaan tugas sesuai dengan yang diharapkan;
• Mengatur dan mendistribusikan tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang permasalahannya;
• Memeriksa dan mengevaluasi hasil kerja bawahan dengan cara mencocokkan dengan petunjuk kerja yang diberikan dan ketentuan yang berlaku agar tercapai kesesuaian dan kebenaran hasil kerja;
• Menilai prestasi kerja bawahan berdasarkan hasil yang dicapai sebagai bahan pertimbangan dalam peningkatan karier;
• Mengkoordinasikan dan menyusun perumusan kebijaksanaan pimpinan DPRD untuk melancarkan pelaksanaan tugas dan kegiatan DPRD;
• Mengikuti rapat-rapat DPRD serta memberikan pertimbangan teknis;
• Menyiapkan koordinasikan,integrasi sinkronisasi seluruh penyelenggaraan tugas sekretariat DPRD;
• Melaksanakan urusan tata usaha,kepegawaian,keuangan dan perbekalan DPRD;
• Menyiapkan penyelenggaraan persidangan dan membuat risalah rapat-rapat yang di selenggarakan DPRD;
• Menyelenggarakan kegiatan hubungan masyarakat dan keprotokolan;
• Memelihara dan membina ketentraman dan ketertiban dalam lingkungan sekretariat DPRD;
• Mempublikasikan dan mengimformasikan hasil kegiatan dan produk-produk Dewan;
• Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan Sekretariat DPRD secara keseluruhan;
• Membuat laporan kegiatan sekretariat DPRD sebagai bahan informasi dan pertanggungjawaban kepada atasan;
• Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan.

B. Sekretariat DPRD dalam melaksanakan tugasnya berada di bawah dan bertanggung jawab kepada   pimpinan DPRD dan secara administrasi dibina oleh Sekda.

       2.  BAGIAN UMUM

                    A. Bagian Umum, mempunyai tugas :

• Menyusun rencana kegiatan Bagian Umumberdasarkan data dan program Sekretariat DPRD dan ketentuanperundang-undangan yang berlakusebagai pedoman kerja;
• Memimpin dan mengkoordinasikan bawahan agar pelaksanaan tugas berjalan dengan harmonis dan saling mendukung sesuai peraturan perundangan-undangan yang berlaku;
• Memberi petunjuk dan bimbingan kepada bawahan agar dalam pelaksanaan tugas sesuai dengan yang diharapkan;
• Mengatur dan mendistribusikan tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang permasalahannya;
• Memeriksa dan mengevaluasi hasil kerja bawahan dengan cara mencocokkan dengan petunjuk kerja yang diberikan dan ketentuan yang berlaku agar tercapai kesesuaian dan kebenaran hasil kerja;
• Mengkoordinasikan para kepala bagian dilingkungan Sekretariat DPRD agar terjalin kerja yang baik dan saling mendukung;
• Menilai prestasi kerja bawahan berdasarkan hasil yang dicapai sebagai bahan pertimbangan dalam peningkatan karier;
• Menyiapkan fasilitas rapat-rapat dan penerima tamu-tamu pimpinan DPRD;
• Menyiapkan rencana perjalanan pimpinan dan anggota DPRD dalam melaksanakan tugas dinas baik di dalam maupun luar Daerah;
• Memeriksa dan menyiapkan alat-alat kebutuhan rumah tangga pimpinan DPRD dan Sekretariat DPRD sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
• Mengurus rumah jabatan Pimpinan DPRD,gedung DPRD,kendaraan Dinas dan barang inventaris lainnya sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
• Menjaga dan memelihara kebersihan,ketentraman dan ketertiban Sekretariat DPRD;
• Melaksanakan urusan surat menyurat yang diperlukan oleh DPRD serta memelihara arsip berdasarkan ketentuan yang berlaku;
• Menyelenggarakan tata usaha dan urusan kepegawaian;
• Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan Bagian Umum secara keseluruhan;
• Membuat laporan kegiatan Bagian Umum sebagai bahan informasi dan pertanggungjawaban kepada atasan;
• Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan.

B.     Bagian Umum dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang berada di bawah dan   bertanggungjawab  kepada Sekretaris DPRD.

    2.1.  SUB BAGIAN TATA USAHA.

              A. Sub Bagian Tata Usaha, mempunyai tugas :

• Menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Tata Usahaberdasarkan data dan program Bagian Umum dan ketentuanperundang-undangan yang berlakusebagai pedoman kerja;
• Memimpin dan mengkoordinasikan bawahan agar pelaksanaan tugas berjalan dengan harmonis dan saling mendukung sesuai peraturan perundangan-undangan yang berlaku;
• Memberi petunjuk dan bimbingan kepada bawahan agar dalam pelaksanaan tugas sesuai dengan yang diharapkan;
• Mengatur dan mendistribusikan tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang permasalahannya;
• Memeriksa dan mengevaluasi hasil kerja bawahan dengan cara mencocokkan dengan petunjuk kerja yang diberikan dan ketentuan yang berlaku agar tercapai kesesuaian dan kebenaran hasil kerja;
• Menilai prestasi kerja bawahan berdasarkan hasil yang dicapai sebagai bahan pertimbangan dalam peningkatan karier;
• Menerima dan mengendalikan surat-surat masuk dan keluar serta melakukan tata kearsipan,perpustakaan dan tata laksana;
• Mendistribusikan surat-surat undangan dan bahan-bahan untuk kegiatan sidang/rapat pleno,sidang komisi,rapat fraksi rapat panitia musyawarah,rapat Pimpinan DPRD dan rapat-rapat lainnya;
• Memberikan pelayanan administrasi kepada Pimpinan DPRD,Komisi-komisi,Fraksi-fraksi serta Panitia DPRD lainnya;
• Melakukan pengetikan dan pengadaan surat-surat/naskah hasil persidangan;
• Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan Sub Bagian Tata Usaha,secara keseluruhan;
• Membuat laporan kegiatan Sub Tata Usaha sebagai bahan informasi dan pertanggung jawabankepada atasan;
• Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan.

B. Sub Bagian Tata Usaha di pimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian  yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada  Kepala Bagian umum.

 2.2.  SUB BAGIAN KEPEGAWAIAN.

          A.   Sub Bagian Tata Usaha, mempunyai tugas :

• Menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Kepegawaianberdasarkan data dan program Bagian Umum dan ketentuanperundang-undangan yang berlakusebagai pedoman kerja;
• Memimpin dan mengkoordinasikan bawahan agar pelaksanaan tugas berjalan dengan harmonis dan saling mendukung sesuai peraturan perundangan-undangan yang berlaku;
• Memberi petunjuk dan bimbingan kepada bawahan agar dalam pelaksanaan tugas sesuai dengan yang diharapkan;
• Mengatur dan mendistribusikan tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugas dan permasalahannya;
• Memeriksa dan mengevaluasi hasil kerja bawahan dengan cara mencocokkan dengan petunjuk kerja yang diberikan dan ketentuan yang berlaku agar tercapai kesesuaian dan kebenaran hasil kerja;
• Menilai prestasi kerja bawahan berdasarkan hasil yang dicapai sebagai bahan pertimbangan dalam peningkatan karier;
• Melaksanakan administrasi kepegawaian yang meliputi pengusulan kenaikan pangkat,gaji dan pensiun;
• Menyusun data dan daftar susunan pegawai,formasi,bezetting pegawai serta pengembangan pegawai;
• Menghimpun, memelihara dan mengikuti perkembangan peraturan perundang-undangan yang menyangkut kepegawaian;
• Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan Sub Bagian Kepegawaian,secara keseluruhan;
• Membuat laporan kegiatan Sub Bagian Kepegawaiansebagai bahan informasi dan pertanggungjawabankepada atasan;
• Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan.

B. Sub Bagian Kepegawaian  di pimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Bagian Umum.

   2.3.  SUB BAGIAN PERLENGKAPAN

A.    Sub Bagian Perlengkapan, mempunyai tugas :

• Menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Perlengkapanberdasarkan data dan program Bagian Umum dan ketentuanperundang-undangan yang berlakusebagai pedoman kerja;
• Memimpindan mengkoordinasikan bawahan agar pelaksanaan tugas berjalan dengan harmonis dan saling mendukung sesuai peraturan perundangan-undangan yang berlaku;
• Memberi petunjuk dan bimbingan kepada bawahan agar dalam pelaksanaan tugas sesuai dengan yang diharapkan;
• Mengatur dan mendistribusikan tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang permasalahannya;
• Memeriksa dan mengevaluasi hasil kerja bawahan dengan cara mencocokkan dengan petunjuk kerja yang diberikan dan ketentuan yang berlaku agar tercapai kesesuaian dan kebenaran hasil kerja;
• Menilai prestasi kerja bawahan berdasarkan hasil yang dicapai sebagai bahan pertimbangan dalam peningkatan karier;
• Merencanakan ,menyediakan dan melayani kebutuhan  peralatan dan perlengkapan serta pemeliharaan peralatan dilingkungan Sekretariat DPRD;
• Melakukan pengadaan penyimpanan, pendistribusian dan inventarisasi peralatan kantor serta wisma dan rumah jabatan Pimpinan DPRD;
• Mengurus dan menyelesaikan administrasi seperti STNK, pajak, jasa raharja dan perlengkapan kendaraan dinas lainnya;
• Mempersiapkan, merawat dan mengurus kebersihan kendaraan dinas;
• Mengatur penugasan sopir dan pembagian jatah bahan-bahan untuk keperluan dinas DPRD;
• Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan Sub Bagian Perlengkapan, secara keseluruhan;
• Membuat laporan kegiatan Sub Perlengkapan sebagai informasi dan tanggung jawab kepada atasan;
• Melaksanakantugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan.

            B.     Sub Bagian Perlengkapan di pimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang berada di bawah dan  bertanggungjawab kepada Kepala Bagian Umum.

     3.  BAGIAN KEUANGAN

     A. Bagian Keuangan, mempunyai tugas :

• Menyusun rencana kegiatan Bagian Keuanganberdasarkan data dan program Sekretariat DPRD dan ketentuanperundang-undangan yang berlakusebagai pedoman kerja;
• Memimpin dan mengkoordinasikan bawahan agar pelaksanaan tugas berjalan dengan harmonis dan saling mendukung sesuai peraturan perundangan-undangan yang berlaku;
• Memberi petunjuk dan bimbingan kepada bawahan agar dalam pelaksanaan tugas sesuai dengan yang diharapkan;
• Mengatur dan mendistribusikan tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugas  dan permasalahannya;
• Memeriksa dan mengevaluasi hasil kerja bawahan dengan cara mencocokkan dengan petunjuk kerja yang diberikan dan ketentuan yang berlaku agar tercapai kesesuaian dan kebenaran hasil kerja;
• Menilai prestasi kerja bawahan berdasarkan hasil yang dicapai sebagai bahan pertimbangan dalam peningkatan karier;
• Mengumpulkan bahan dan penyusunan Anggaran DPRD;
• Mengumpulkan dan menganalisa data dalam rangka menyusun program perubahan dan perhitungan Anggaran Pendapatan Belanja Setwan serta melaksanakan dan membina Administrasi Keuangan;
• Menguji kebenaran penagihan dan penerbitan Surat Perintah Pembayaran Uang;
• Menguji kebenaran penagihan berdasarkan RKA, DPA, SPD dan SPP serta kelengkapan dan penerbitan SPM agar pelaksanaan Anggaran sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
• Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan Bagian Keuangan secara keseluruhan;
• Membuat laporan kegiatan Bagian Keuangan sebagai bahan informasi dan pertanggung jawaban kepada atasan;
• Melaksanakan tugas kedinasanlain yang diberikan oleh atasan.

B. Sub Bagian Keuangan di pimpin oleh seorang Kepala Bagian Keuangan yang berada di bawah dan  bertanggungjawab kepada Sekretaris DPRD.

3.1. SUB BAGIAN ANGGARAN

            A. Sub Bagian Anggaran, mempunyai tugas :

• Melaksanakan tugas kedinasanlain yang diberikan oleh atasan.
• Menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Anggaranberdasarkan data dan program Bagian Keuangan dan ketentuanperundang-undangan yang berlakusebagai pedoman kerja;
• Memimpin dan mengkoordinasikan bawahan agar pelaksanaan tugas berjalan dengan harmonis dan saling mendukung sesuai peraturan perundangan-undangan yang berlaku;
• Memberi petunjuk dan bimbingan kepada bawahan agar dalam pelaksanaan tugas sesuai dengan yang diharapkan;
• Mengatur dan mendistribusikan tugas kepada bawahan sesuai dengan bidangtugas danpermasalahannya;
• Memeriksa dan mengevaluasi hasil kerja bawahan dengan cara mencocokkan dengan petunjuk kerja yang diberikan dan ketentuan yang berlaku agar tercapai kesesuaian dan kebenaran hasil kerja;
• Menilai prestasi kerja bawahan berdasarkan hasil yang dicapai sebagai bahan pertimbangan dalam peningkatan karier
• Menerima dan mengolah rencana Anggaran Belanja Aparatur yang disusun dalam RKA,DPA,dan DUP di lingkungan Sekretariat DPRD;
• Mempersiapkan bahan-bahan dalam rangka penyusunan anggaran baik dalam Anggaran Induk maupun perubahan;
• Mempersiapkan bahan-bahan dalam rangka penyusunan SPD Anggaran Belanja Rutin dan Pembangunan;
• Menerima dan menghimpun laporan pelaksanaan Anggaran dari Bagian-bagian dalam lingkungan Sekretariat DPRD;
• Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan Sub Bagian Anggaransecara keseluruhan;
• Membuat laporan kegiatan di bidang tugasnya sebagai bahan informasi dan pertanggungjawabankepada atasan;
• Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan.

B. Sub Bagian Anggaran di pimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang berada di bawah dan  bertanggungjawab kepada Kepala Bagian Keuangan.

     3.2. SUB BAGIAN PEMBAYARAN

            A. Sub Bagian Pembayaran, mempunyai tugas :

• Melaksanakan tugas kedinasanlain yang diberikan oleh atasan.
• Menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Pembayaranberdasarkan data dan program Bagian Keuangan sertaketentuanperundang-undangan yang berlakusebagai pedoman kerja;
• Memimpin dan mengkoordinasikan bawahan agar pelaksanaan tugas berjalan dengan harmonis dan saling mendukung sesuai peraturan perundangan-undangan yang berlaku;
• Memberi petunjuk dan bimbingan kepada bawahan agar dalam pelaksanaan tugas sesuai dengan yang diharapkan;
• Mengatur dan mendistribusikan tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang permasalahannya;
• Memeriksa dan mengevaluasi hasil kerja bawahan dengan cara mencocokkan dengan petunjuk kerja yang diberikan dan ketentuan yang berlaku agar tercapai kesesuaian dan kebenaran hasil kerja;
• Menilai prestasi kerja bawahan berdasarkan hasil yang dicapai sebagai bahan pertimbangan dalam peningkatan karier;
• Mengelola serta mengadakan pengujian terhadap pengajuan daftar belanja pegawai dan gaji serta tunjangan-tunjangan lainnya berdasarkan syarat-syarat yang ditentukan;
• Mengadakan Pengujian secara seksama terhadap penagihan dan surat-surat permintaan pembayaran (SPP-UP,GU,TU,LS) dari bendaharawan.
• Menerbitkan SPM untuk belanja Pegawai berikut tunjangan-tunjangannya;
• Menerbitkan SPMUP baik beban tetap maupun beban sementara (UP);
• Mencatat dan membuat daftar atas pengeluaran keuangan baik rutin maupun pembangunan;
• Mengadakan pengujian dengan seksama terhadap semua penagihan;
• Melaksanakan tugas pembinaan ketatalaksanaan keuangan berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
• Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan Sub Bagian Pembayaran secara keseluruhan;
• Membuat laporan kegiatan di bidang tugasnya sebagai bahan informasi dan pertanggung jawaban kepada atasan;
• Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan.

B. Sub Bagian Pembayaran di pimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang berada di bawah dan  bertanggungjawab kepada Kepala Bagian Keuangan.

   3.3.  SUB  BAGIAN VERIFIKASI

                A. Sub Bagian Verifikasi, mempunyai tugas :

• Melaksanakan tugas kedinasanlain yang diberikan oleh atasan.
• Menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Verifikasiberdasarkan data dan program Bagian Keuangan dan ketentuanperundang-undangan yang berlakusebagai pedoman kerja;
• Memimpin dan mengkoordinasikan bawahan agar pelaksanaan tugas berjalan dengan harmonis dan saling mendukung sesuai peraturan perundangan-undangan yang berlaku;
• Memberi petunjuk dan bimbingan kepada bawahan agar dalam pelaksanaan tugas sesuai dengan yang diharapkan;
• Mengatur dan mendistribusikan tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugas dan permasalahannya;
• Memeriksa dan mengevaluasi hasil kerja bawahan dengan cara mencocokkan dengan petunjuk kerja yang diberikan dan ketentuan yang berlaku agar tercapai kesesuaian dan kebenaran hasil kerja;
• Menilai prestasi kerja bawahan berdasarkan hasil yang dicapai sebagai bahan pertimbangan dalam peningkatan karier;
• mlakukan tata pembukuan secara sistimatis dan kronologi mengenai anggaran rutin, anggaran pembangunan dan perhitungan anggaran;
• Mempersiapkan bahan dalam rangka penyusunan perhitungan anggaran;
• Melakukan penelitian terhadap buku kas anggaran rutin dan buku kas anggaran pembangunan;
• Mempersiapkan bahan dalam rangka penyusunan laporan pelaksanaan anggaran rutin dan anggaran pembangunan secara berkala(bulanan, triwulan, semester dan tahunan);
• Melaksanakan pembukuan yang sifatnya administrasi berupa perhitungan, pemindahan dan perbaikan;
• Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan Sub Bagian Verifikasi secara keseluruhan;
• Membuat laporan kegiatan di bidang tugasnya sebagai bahan informasi dan tanggung jawab kepada atasan;
• Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan.

B.  Sub Bagian Pembayaran di pimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang berada di bawah      dan   bertanggungjawab kepada Kepala Bagian Keuangan.

4.  BAGIAN PERSIDANGAN DAN RISALAH

                  A. Bagian Persidangan dan Risalah, mempunyai tugas : 

• Menyusun rencana kegiatan Bagian Persidangan dan Risalah berdasarkan data dan program Sekretariat DPRD dan ketentuanperundang-undangan yang berlakusebagai pedoman kerja;
• Memimpin dan mengkoordinasikan bawahan agar pelaksanaan tugas berjalan dengan harmonis dan saling mendukung sesuai peraturan perundangan-undangan yang berlaku;
• Memberi petunjuk dan bimbingan kepada bawahan agar dalam pelaksanaan tugas sesuai dengan yang diharapkan;
• Mengatur dan mendistribusikan tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugas dan permasalahannya;
• Memeriksa dan mengevaluasi hasil kerja bawahan dengan cara mencocokkan dengan petunjuk kerja yang diberikan dan ketentuan yang berlaku agar tercapai kesesuaian dan kebenaran hasil kerja;
• Menilai prestasi kerja bawahan berdasarkan hasil yang dicapai sebagai bahan pertimbangan dalam peningkatan karier;
• Merencanakan kegiatan dan mempersiapkan, mendistribusikan bahan rapat/sidang serta membuat risalah, memperbanyak bahan untuk keperluan persidangan komisi/paripurna, panitia dan pertemuan pimpinan lainnya;
• Merencanakan kegiatan, mempersiapkan bahan dalam rangka menyusun ikhtisar, resume rapat/pertemuan lainnya yang diselenggarakan oleh DPRD;
• Mempersiapkan undangan dan bahan untuk kegiatan sidang pleno, sidang komisi, rapat fraksi rapat panitia musyawarah, rapat pimpinan DPRD serta menyusun laporan hasil peninjauan/kunjungan kerja DPRD;
• Merencanakan dan mempersiapkan bahan dalam rangka menyampaian masalah yang telah dirampungkan pembahasannya oleh DPRD kepada Eksekutif untuk mendapat penyelesaian lebih lanjut;
• Merencanakan kegiatan dan kebutuhan produk hukum sarana kepustakaan dalam rangka menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan DPRD;
• Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan Bagian Persidangan dan Risalah secara keseluruhan;
• Membuat laporan kegiatan di bidang tugasnya sebagai bahan informasi dan pertanggungjawaban kepada atasan;
• Melaksanakan tugaskedinasan lain yang diberikan oleh atasan.B. Bagian Persidangan dan Risalah di pimpin oleh seorang Kepala Bagian yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Sekretaris DPRD.

B. Bagian Persidangan dan Risalah di pimpin oleh seorang Kepala Bagian yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Sekretaris DPRD.

4.1. SUB BAGIAN PERSIDANGAN

       A. Sub Bagian Persidangan, mempunyai tugas :

• Menyusun rencana kegiatan Sub.Bagian Persidangan berdasarkan data dan program Bagian Persidangan dan Risalah dan ketentuanperundang-undangan yang berlakusebagai pedoman kerja;
• Memimpin dan mengkoordinasikan bawahan agar pelaksanaan tugas berjalan dengan harmonis dan saling mendukung sesuai peraturan perundangan-undangan yang berlaku;
• Memberi petunjuk dan bimbingan kepada bawahan agar dalam pelaksanaan tugas sesuai dengan yang diharapkan;
• Mengatur dan mendistribusikan tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang permasalahannya;
• Memeriksa dan mengevaluasi hasil kerja bawahan dengan cara mencocokkan dengan petunjuk kerja yang diberikan dan ketentuan yang berlaku agar tercapai kesesuaian dan kebenaran hasil kerja;
• Menilai prestasi kerja bawahan berdasarkan hasil yang dicapai sebagai bahan pertimbangan dalam peningkatan karier;
• Mempersiapkan dan mendistribusikan bahan – bahan rapat / siding;
• Menyusun rencana jadwal kegiatan, mempersiapkan dan menyelenggarakan daftar hadir rapat;
• Mempersiapkan rapat- rapat yang di selenggarakan oleh DPRD;
• Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan sub bagian persidangan, secara keseluruhan;
• Membuat laporan kegiatan di bidang tugasnya sebagai bahan informasi dan pertanggung jawaban kepada atasan;
• Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan. 

B. Sub Bagian Persidangan di pimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang berada di bawah dan   bertanggungjawab kepada Kepala Bagian Persidangan dan Risalah.

4.2. SUB BAGIAN RISALAH       

A. Sub Bagian Risalah, mempunyai tugas :

• Merencanakan kegiatan dan kebutuhan produk hukum sarana kepustakaan dalam rangka menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan DPRD;
• Menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Risalah berdasarkan data dan program Bagian Persidangan dan Risalah  dan ketentuanperundang-undangan yang berlakusebagai pedoman kerja;
• Memimpin dan mengkoordinasikan bawahan agar pelaksanaan tugas berjalan dengan harmonis dan saling mendukung sesuai peraturan perundangan-undangan yang berlaku;
• Memberi petunjuk dan bimbingan kepada bawahan agar dalam pelaksanaan tugas sesuai dengan yang diharapkan;
• Mengatur dan mendistribusikan tugas kepada bawahan sesuai dengan bidangtugas dan  permasalahannya;
• Memeriksa dan mengevaluasi hasil kerja bawahan dengan cara mencocokkan dengan petunjuk kerja yang diberikan dan ketentuan yang berlaku agar tercapai kesesuaian dan kebenaran hasil kerja;
• Menilai prestasi kerja bawahan berdasarkan hasil yang dicapai sebagai bahan pertimbangan dalam peningkatan karier;
• Menyusun  risalah, ikhisar dan resume rapat/ sidang yang diselenggarakan oleh DPRD;
• Menyampaikan hasil rapat / sidang kepada para anggota DPRD dan pihak yang berkepentingan;
• Mengikuti kegiatan rapat/ sidang;
• Menyimpan pita rekaman hasil rapat/ sidang;
• Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan sub bagian persidangan, secara keseluruhan;
• Membuat laporan kegiatan di bidang tugasnya sebagai bahan informasi dan pertanggung jawaban kepada atasan;
• Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan.

B. Sub Bagian Risalah di pimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang berada di bawah dan   bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Persidangan dan Risalah.

    4.3. SUB BAGIAN PERUNDANG-UNDANGAN

       A. Sub Bagian Perundang-Undangan, mempunyai tugas :

• Menyusun rencana kegiatan Sub.Bagian Persidangan berdasarkan data dan program Bagian Persidangan dan Risalah dan ketentuanperundang-undangan yang berlakusebagai pedoman kerja;
• Memimpin dan mengkoordinasikan bawahan agar pelaksanaan tugas berjalan dengan harmonis dan saling mendukung sesuai peraturan perundangan-undangan yang berlaku;
• Memberi petunjuk dan bimbingan kepada bawahan agar dalam pelaksanaan tugas sesuai dengan yang diharapkan;
• Mengatur dan mendistribusikan tugas kepada bawahan sesuai dengan bidangtugas dan  permasalahannya;
• Memeriksa dan mengevaluasi hasil kerja bawahan dengan cara mencocokkan dengan petunjuk kerja yang diberikan dan ketentuan yang berlaku agar tercapai kesesuaian dan kebenaran hasil kerja;
• Menilai prestasi kerja bawahan berdasarkan hasil yang dicapai sebagai bahan pertimbangan dalam peningkatan karier;
• Menghimpun, menyimpan dan mempelajari perundang-undangan;
• Mempersiapkan produk-produk hokum yang dijadikan acuan dalam rapat/sidang;
• Mengumpulkan, menghimpun, memelihara dan menyajikan data tentang peraturan perundang-undangan Pusat dan Daerah;
• Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan sub bagian perundang-undangan, secara keseluruhan;
• Membuat laporan kegiatan di bidang tugasnya sebagai bahan informasi dan pertanggung jawaban kepada atasan;
• Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan.

B. Sub Bagian Perundang-Undangan di pimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang berada di bawah dan   bertanggungjawab kepada Kepala Bagian Persidangan dan Risalah.

5.  BAGIAN HUMAS DAN PROTOKOL.

                  A. Bagian Humas dan Protokol, mempunyai tugas :  

• Menyusun rencana kegiatan Bagian Humas dan Protokol berdasarkan data dan program Sekretariat DPRD dan ketentuanperundang-undangan yang berlakusebagai pedoman kerja;
• Memimpindan mengkoordinasikan bawahan agar pelaksanaan tugas berjalan dengan harmonis dan saling mendukung sesuai peraturan perundangan-undangan yang berlaku;
• Memberi petunjuk dan bimbingan kepada bawahan agar dalam pelaksanaan tugas sesuai dengan yang diharapkan;
• Mengatur dan mendistribusikan tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugas dan permasalahannya;
• Memeriksa dan mengevaluasi hasil kerja bawahan dengan cara mencocokkan dengan petunjuk kerja yang diberikan dan ketentuan yang berlaku agar tercapai kesesuaian dan kebenaran hasil kerja;
• Menilai prestasi kerja bawahan berdasarkan hasil yang dicapai sebagai bahan pertimbangan dalam peningkatan karier;
• Mengumpulkan bahan,pendataan dan penyaringan data serta penyusunan evaluasi informasi;
• Melaksanakan hubungan antara pemerintah(eksekutif) dengan DPRD (legislatif) dan masyarakat umum serta organisasi kemasyarakatan untuk memperjelas kebijakan pemerintah;
• Memberikan pelayanan informasi dan mempersiapkan rencana peliputan acara kegiatan DPRD dengan mengundang Pers untuk dipublikasikan dan dokumentasi;
• Memberikan pelayanan kepada masyarakat dan tamu-tamu yang membutuhkan informasi/keterangan;
• Mempersiapkan bahan dalam rangka memberikan tanggapan dan penjelasan terhadap surat pembaca di media masa atau surat-surat dari masyarakat yang memerlukan tanggapan/jawaban;
• Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan Bagian Humas dan Protokol, secara keseluruhan;
• Membuat laporan kegiatan di bidang tugasnya sebagai bahan informasi dan pertanggung jawaban kepada atasan;
• Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan.

B. Bagian Humas dan Protokol di pimpin oleh seorang Kepala Bagian yang berada di bawah dan   bertanggungjawab kepada Sekretaris DPRD.

     5.1.  SUB BAGIAN HUMAS

          A. Sub Bagian Humas, mempunyai tugas :

• Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan.
• Menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Humasberdasarkan data dan program Sekretariat DPRD dan ketentuanperundang-undangan yang berlakusebagai pedoman kerja;
• Memimpin dan mengkoordinasikan bawahan agar pelaksanaan tugas berjalan dengan harmonis dan saling mendukung sesuai peraturan perundangan-undangan yang berlaku;
• Memberi petunjuk dan bimbingan kepada bawahan agar dalam pelaksanaan tugas sesuai dengan yang diharapkan;
• Mengatur dan mendistribusikan tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugas dan permasalahannya;
• Memeriksa dan mengevaluasi hasil kerja bawahan dengan cara mencocokkan dengan petunjuk kerja yang diberikan dan ketentuan yang berlaku agar tercapai kesesuaian dan kebenaran hasil kerja;
• Menilai prestasi kerja bawahan berdasarkan hasil yang dicapai sebagai bahan pertimbangan dalam peningkatan karier;
• Mengumpulkan bahan,pendataan dan penyaringan data serta penyusunan evaluasi informasi
• Melaksanakan hubungan antara pemerintah (eksekutif) dengan DPRD (legislatif) dan masyarakat umum serta organisasi kemasyarakatanuntuk memperjelas kebijakan pemerintah;
• Memberikan pelayanan informasi dan mempersiapkan peliputan kegiatan DPRD dengan mengundang pers untuk dipublikasikan dan dokumentasi;
• Melaksanakan Dokumentasi dan publikasi terhadap kegiatan Pimpinan dan Anggota DPRD;
• Mencari pemecahanterhadap hambatan yang terdapat di kalangan masyarakat;
• Memberikan pelayanan kepada masyarakat dan tamu-tamu yang membutuhkan informasi/keterangan;
• Mempersiapkan bahan dalam rangka memberikan tanggapan dan penjelasan terhadap surat pembaca di media massa atau surat-surat dari masyarakat yang memerlukan tanggapan/jawaban;
• Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan Sub Bagian Humas,secara keseluruhan;
• Membuat laporan kegiatan di bidang tugasnya sebagai bahan informasi dan pertanggung jawabankepada atasan;
• Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan.

B. Sub Bagian Humas di pimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang berada di bawah dan   bertanggungjawab kepada Kepala Bagian Humas dan Protokol

5.2. SUB BAGIAN PROTOKOL.

   A. Sub Bagian Protokol, mempunyai tugas :

• Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan.
• Menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Protokolberdasarkan data dan program Kabag.Humas dan Protokol Sekretariat DPRD dan ketentuanperundang-undangan yang berlakusebagai pedoman kerja;
• Memimpindan mengkoordinasikan bawahan agar pelaksanaan tugas berjalan dengan harmonis dan saling mendukung sesuai peraturan perundangan-undangan yang berlaku;
• Memberi petunjuk dan bimbingan kepada bawahan agar dalam pelaksanaan tugas sesuai dengan yang diharapkan;
• Mengatur dan mendistribusikan tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugas dan permasalahannya; 
• Memeriksa dan mengevaluasi hasil kerja bawahan dengan cara mencocokkan dengan petunjuk kerja yang diberikan dan ketentuan yang berlaku agar tercapai kesesuaian dan kebenaran hasil kerja;
• Menilai prestasi kerja bawahan berdasarkan hasil yang dicapai sebagai bahan pertimbangan dalam peningkatan karier;
• Mempersiapkan dan melakukan kegiatan yang terkait dengan upacara, pelantikan, jamuan, seminar dan konvensi;
• Melaksanakan konsultasi  dan koordinasi  serta  mengatur dan memberikan informasi  kepada instansi terkait tentang pengaturan setiap acara;
• Menyiapkan  bahan dan data untuk menyusun petunjuk tentang pelaksanaan upacara;
• Mengecek persiapan dan mengontrol setiap pelaksanaan acara/upacara;
• Menyiapkan dan menerima tamu serta membuat perencanaan akomodasi ;
• Menyiapkan bahan, akomodasi serta memberikan informasi kepada Instansi terkait mengenai kunjungan tamu-tamu;
• Menjemput, mengatur dan mengantar tamu sesuai dengan obyek / tujuan tamu;
• Mengevaluasi pelaksaan kegiatan sub bagian protokol secara keseluruhan;
• Membuat laporan kegiatan di bidang tugasnya sebagai bahan informasi dan tanggung jawab kepada atasan;
• Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan.

B. Sub Bagian Protokol di pimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang berada di bawah dan   bertanggungjawab kepada Kepala Bagian Humas dan Protokol .

5.3.  SUB BAGIAN PERJALANAN.

         A. Sub Bagian Perjalanan, mempunyai tugas :

• Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan
• Menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Perjalananberdasarkan data dan program Bagian Humas dan Protokol Sekretariat DPRD dan ketentuanperundang-undangan yang berlakusebagai pedoman kerja;
• Memimpin dan mengkoordinasikan bawahan agar pelaksanaan tugas berjalan dengan harmonis dan saling mendukung sesuai peraturan perundangan-undangan yang berlaku;
• Memberi petunjuk dan bimbingan kepada bawahan agar dalam pelaksanaan tugas sesuai dengan yang diharapkan;
• Mengatur dan mendistribusikan tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugas dan permasalahannya;
• Memeriksa dan mengevaluasi hasil kerja bawahan dengan cara mencocokkan dengan petunjuk kerja yang diberikan dan ketentuan yang berlaku agar tercapai kesesuaian dan kebenaran hasil kerja;
• Menilai prestasi kerja bawahan berdasarkan hasil yang dicapai sebagai bahan pertimbangan dalam peningkatan karier;
• Membuat rencana biaya untuk perjalanan dinas Pimpinan dan  Anggota DPRD serta Sekretaris dan Staf DPRD;
• Membuat administrasi dan menyiapkan perjalanan dinas Pimpnan dan Anggota DPRD;
• Membuat administrasi, menyiapkan SPPD, Surat perintah perjalanan dinas Sekretaris DPRD dan Pejabat lain serta Staf yang di tunjuk;
• Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan Sub Bagian Perjalanan,secara keseluruhan;
• Membuat laporan kegiatan di bidang tugasnya sebagai bahan informasi dan tanggung jawab kepada atasan;
• Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan.

B. Sub Bagian Perjalanan di pimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang berada di bawah dan   bertanggungjawab kepada Kepala Bagian Humas dan Protokol .

PT. PRATAMA CYBER SOLUTION