Struktur Organisasi Sekretariat DPRD

Sekretariat DPRD Kabupaten Buleleng dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 11 Tahun 2019 tentang Perubahan Atas Peraturan Daerah Nomor 13 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah dan berdasarkan Peraturan Bupati Buleleng Nomor 2 Tahun 2023 tentang Kedudukan, Susunan Organisas, Tugas dan Fungsi serta tata kerja Sekretariat Daerah dan Staf Ahli, Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dan Inspektorat Daerah. Adapun struktur Sekretariat DPRD Kabupaten Buleleng, terdiri dari :

Susunan Organisasi Sekretariat DPRD

1. Sekretaris Dewan

2. Kepala Bagian Umum; membawahi subbagian tata usaha

3. Kepala Bagian Keuangan

4. Kepala Bagian Hukum dan Persidangan

5. Kepala Bagian Pengawasan dan humas

6. Kelompok Jabatan Fungsional dan pelaksana

A.RINCIAN URAIAN TUGAS DAN FUNGSI SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH

I. TUGAS:

Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Buleleng mempunyai tugas menyelenggarakan administrasi kesekretariatan dan keuangan, mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD serta menyediakan dan mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD dalam melaksanakan hak dan fungsinya sesuai dengan kebutuhan.

II. FUNGSI:

Untuk melaksanakan tugas tersebut di atas, Sekretariat DPRD menyelenggarakan fungsi sebagai berikut:

a. penyelenggaraan administrasi kesekretariatan DPRD;

b. penyelenggaraan administrasi keuangan DPRD;

c. fasilitasi penyelenggaraan rapat DPRD; dan

d. penyediaan dan pengoordinasian tenaga ahli yang diperlukan DPRD;

III. URAIAN TUGAS:

1. SEKRETARIS DPRD

Sekretaris DPRD mempunyai tugas dan fungsi:

a. menyusun rencana kegiatan dan merumuskan kebijakan operasional Sekretariat DPRD, berdasarkan kebijakan yang ditetapkan oleh Bupati serta sesuai ketentuan Peraturan Perundang-undangan;

b. memimpin dan mendistribusikan tugas kepada bawahan;

c. mengevaluasi dan menilai prestasi hasil kerja bawahan;

d. mengkoordinasikan dan menyusun perumusan kebijakan pimpinan DPRD untuk melancarkan pelaksanaan tugas dan kegiatan DPRD;

e. merumuskan penyelengaraan dan mengikuti rapat-rapat DPRD serta memberikan pertimbangan teknis;

f. mengkoordinasikan, integrasi, sinkronisasi seluruh penyelenggaraan tugas sekretariat DPRD;

g. merumuskan penyelenggaraan kegiatan hubungan masyarakat dan keprotokolan;

h. merumuskan dan mengkoordinasikan pelaksanaan publikasi dan informasi hasil kegiatan dan produk-produk DPRD;

i. merumuskan dan mengkoordinasikan pelaksanaan pembinaan organisasi, tata laksana dan kepegawaian Sekretariat DPRD;

j. mengkoordinasikan dan melaksanakan urusan administrasi umum dan kepegawaian yang meliputi pengelolaan keuangan, kerumahtanggaan, ketatausahaan, kepegawaian, penatausahaan barang milik daerah/pemerintah, urusan surat menyurat, ketatalaksanaan,   perlengkapan,   kehumasan, keprotokolan, dokumentasi, kearsipan dan perpustakaan Sekretariat DPRD;

k. mengkoordinasikan perumusan bahan penyusunan indikator Kinerja Utama (IKU), Rencana Strategis (RENSTRA), Rencana Kerja (RENJA), Rencana Kinerja Tahunan (RKT), Rencana Kerja Anggaran (RKA), Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA), dokumen Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (SAKIP) dan Perjanjian Kinerja (PK) di lingkungan Sekretariat DPRD;

l. mengkoordinasikan pelaksanaan Reformasi Birokrasi (RB), pembangunan Zona Integritas (ZI), Sistem Informasi Pelayanan Publik (SIPP), Pengelolaan Pengaduan, Pengendalian Gratifikasi, Pengendalian Benturan Kepentingan, dan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) di lingkungan Sekretariat DPRD;

m. mengkoordinasikan penyusunan Peta Proses Bisnis pada lingkup Sekretariat DPRD;

n. merumuskan dan mengkoordinasikan penyusunan Standar Pelayanan (SP), Standar Operasional Prosedur (SOP) dan Survei Kepuasan Masyarakat (SKM) di lingkungan Sekretariat DPRD;

o. merumuskan dan mengkoordinasikan penyusunan Analisis Jabatan (ANJAB) dan Analisis Beban Kerja (ABK) Sekretariat DPRD;

p. menyelenggarakan verifikasi, analisis, evaluasi, pengolahan data dan sistem informasi pada Sekretariat DPRD;

q. mengkoordinasikan pelaksanaan pembayaran gaji, tunjangan dan kesejahteraan pegawai sesuai Peraturan Perundang- undangan;

r. mengkoordinasikan penyiapan bahan dan pelaksanaan verifikasi dokumen keuangan yang meliputi Surat Penyediaan Dana (SPD), Surat Permintaan Pembayaran (SPP) dan Surat Perintah Membayar (SPM) pada Sekretariat DPRD;

s. mengkoordinasikan pelaksanaan penyusunan laporan akuntansi dan pelaporan keuangan pada Sekretariat DPRD;

t. mengkoordinasikan penyiapan bahan, penyusunan serta pelaksanaan pencatatan pembukuan, verifikasi serta perbendaharaan pada Sekretariat DPRD;

u. mengkoordinasikan penyusunan laporan keuangan bulanan/ semesteran/akhir tahun serta melaporkan keadaan kas kepada atasan setiap bulan dan sewaktu-waktu sesuai kebutuhan/keadaan Sekretariat DPRD;

v. mengevaluasi dan melaporkan pelaksanaan tugasnya kepada atasan; dan

w. melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan.

2. BAGIAN UMUM

Bagian Umum mempunyai tugas dan fungsi:

a. menyusun rencana kegiatan Bagian Umum, berdasarkan data dan program Sekretariat DPRD sesuai ketentuan Peraturan Perundang-undangan;

b. memimpin dan mendistribusikan tugas kepada bawahan;

c. mengevaluasi dan menilai prestasi hasil kerja bawahan;

d. memfasilitasi dan melaksanakan koordinasi pemeriksaan dan penyiapan alat-alat kebutuhan rumah tangga pimpinan DPRD dan Sekretariat DPRD sesuai dengan ketentuan Peraturan Perundang-undangan;

e. memfasilitasi dan mengurus rumah jabatan Pimpinan, gedung DPRD, kendaraan dinas dan barang inventaris lainnya sesuai ketentuan Peraturan Perundang-undangan;

f. memfasilitas dan melaksanakan koordinasi pemeliharaan kebersihan dan menjaga ketentraman ketertiban dan keamanan Sekretariat DPRD;

g. memfasilitasi dan melaksanakan koordinasi pelaksanaan pelayanan administrasi meliputi urusan surat-menyurat, tata usaha, rumah tangga, perlengkapan, kearsipan dan perpustakaan;

h. memfasilitasi pelaksanaan koordinasi pelaksanaan tugas dan kegiatan di lingkungan Sekretariat DPRD;

i. memfasilitasi pelaksanaan koordinasi penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan Sekretariat DPRD;

o. memfasilitasi dan menyiapkan pembinaan dan administrasi kepegawaian, organisasi dan tatalaksana di lingkungan Sekretariat DPRD;

p. memfasilitasi dan melaksanakan koordinasi pengelolaan barang milik daerah di lingkungan Sekretariat DPRD;

q. memfasilitasi dan melaksanakan koordinasi inventarisasi asset di lingkungan Sekretariat DPRD;

r. memfasilitasi dan melaksanakan koordinasi penyusunan Rencana Strategis (RENSTRA), Indikator Kinerja Utama (IKU) dan Survei Kepuasan Masyarakat (SKM);

s. memfasilitasi dan melaksanakan koordinasi penyusunan dokumen Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (SAKIP), Laporan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah (LPPD) dan Laporan Keterangan Pertanggungjawaban (LKPJ) di lingkungan Sekretariat DPRD;

t. memfasilitasi dan melaksanakan koordinasi pelaksanaan Reformasi Birokrasi (RB) dan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) Sekretariat DPRD;

u. memfasilitasi dan melaksanakan koordinasi penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) di lingkungan Sekretariat DPRD;

v. memfasilitasi dan melaksanakan koordinasi penyusunan Analisis Jabatan (ANJAB) dan Analisis Beban Kerja (ABK) di lingkungan Sekretariat DPRD;

w. mengkoordinasikan penyusunan Peta Proses Bisnis pada lingkup Sekretariat DPRD;

x. mengevaluasi dan melaporkan pelaksanaan tugasnya kepada atasan; dan

y. melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan.

2.1 SUBBAGIAN TATA USAHA

Subbagian Tata Usaha mempunyai tugas dan fungsi:

a. menyusun rencana kegiatan Subbagian Tata Usaha berdasarkan data dan program Bagian Umum sesuai ketentuan Peraturan Perundang-undangan;

b. memimpin dan mendistribusikan tugas kepada bawahan;

c. mengevaluasi dan menilai prestasi hasil kerja bawahan;

d. memberikan pelayanan administrasi meliputi urusan surat- menyurat, tata usaha, kehumasan, keprotokolan, dokumentasi, kearsipan dan perpustakaan;

e. melaksanakan penyusunan Rencana Strategis (RENSTRA), Indikator Kinerja Utama (IKU) dan Survei Kepuasan Masyarakat (SKM);

f. melaksanakan penyusunan dokumen Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (SAKIP), Laporan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah (LPPD) dan Laporan Keterangan Pertanggungjawaban (LKPJ) di lingkungan Sekretariat DPRD;

g. melaksanakan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) di lingkungan Sekretariat DPRD;

h. melaksanakan penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) di lingkungan Sekretariat DPRD;

i. mendistribusikan surat undangan dan bahan untuk kegiatan sidang/rapat pleno, sidang komisi, rapat fraksi, rapat panitia musyawarah, rapat pimpinan DPRD;

j. memberikan pelayanan administrasi kepada pimpinan DPRD, komisi-komisi, Fraksi-fraksi serta Badan kelengkapan DPRD lainnya;

k. melakukan penggandaan surat/naskah hasil rapat;

l. mengevaluasi dan melaporkan pelaksanaan tugasnya kepada atasan; dan

m. melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan atasan.

3. BAGIAN KEUANGAN

Bagian Keuangan mempunyai tugas dan fungsi:

a. menyusun rencana kegiatan Bagian Keuangan berdasarkan data dan program Sekretariat DPRD sesuai ketentuan Peraturan Perundang-undangan;

b. memimpin dan mendistribusikan tugas kepada bawahan;

c. mengevaluasi dan menilai prestasi hasil kerja bawahan;

d. memfasilitasi dan melaksanakan penyusunan rencana kerja/program dan rencana anggaran yang meliputi pembuatan Rencana Kerja Anggaran (RKA) dan Dokumen Perencanaan Anggaran (DPA);

e. memfasilitasi dan melaksanakan penyusunan rencana kerja tahunan (RKT);

f. memfasilitasi melaksanakan koordinasi penerimaan, penyimpanan, pengeluaran dan membuat laporan pertanggungjawaban keuangan Sekretariat DPRD;

g. memfasilitasi dan menyiapkan bahan penyusunan serta melaksanakan pencatatan, pembukuan perhitungan dan verifikasi serta perbendaharaan;

h. memfasilitasi dan melaksanakan koordinasi pengurusan administrasi keuangan yang meliputi: penerbitan Surat Penyediaan Dana (SPD) dan Surat Perintah Membayar (SPM), meneliti kelengkapan Surat Permintaan Pembayaran Langsung (SPP-LS), Surat Permintaan Pembayaran Uang Persediaan (SPP- UP), Surat Permintaan Pembayaran Ganti Uang (SPP-GU) dan Surat Permintaan Pembayaran Tambahan Uang (SPP-TU) serta menyiapkan Surat Perintah Membayar (SPM);

i. melakukan Verifikasi Surat Perintah Membayar (SPP), Verifikasi harian atas penerimaan, akuntansi, dan pembayaran gaji, tunjangan dan kesejahteraan pegawai;

j. memfasilitasi dan melaksanakan koordinasi pembuatan laporan keuangan Sekretariat DPRD serta melaporkan keadaan Kas kepada atasan setiap bulan dan sewaktu-waktu sesuai kebutuhan dan keadaan;

k. mengevaluasi dan melaporan pelaksanaan tugasnya kepada atasan; dan

l. melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan.

4. BAGIAN HUKUM DAN PERSIDANGAN

Bagian Hukum dan Persidangan mempunyai tugas dan fungsi:

a. menyusun rencana kegiatan Bagian Hukum dan Persidangan, berdasarkan data dan program Sekretariat DPRD sesuai ketentuan Peraturan Perundang-undangan;

b. memimpin dan mendistribusikan tugas kepada bawahan;

c. mengevaluasi dan menilai prestasi hasil kerja bawahan;

d. memfasilitasi dan melaksanakan koordinasi perencanaan kegiatan, mempersiapkan, mendistribusikan bahan rapat/sidang serta membuat risalah, memperbanyak bahan untuk keperluan persidangan komisi/paripurna, panitia dan pertemuan pimpinan lainnya;

e. memfasilitasi dan melaksanakan koordinasi perencanaan kegiatan, mempersiapkan bahan dalam rangka menyusun ikhtisar, resume rapat/pertemuan lainnya yang diselenggarakan oleh DPRD;

f. memfasilitasi dan melaksanakan koordinasi perencanaan, menyiapkan undangan dan bahan untuk kegiatan sidang pleno, sidang komisi, rapat fraksi rapat panitia musyawarah, rapat pimpinan DPRD serta menyusun laporan hasil peninjauan/kunjungan kerja DPRD dan kegiatan audensi antara masyarakat dan DPRD;

g. memfasilitasi dan melaksanakan koordinasi perencanaan dan mempersiapkan bahan dalam rangka menyampaian masalah yang telah dirampungkan pembahasannya oleh DPRD kepada Eksekutif untuk mendapat penyelesaian lebih lanjut;

h. memfasilitasi dan melaksanakan koordinasi perencanaan kegiatan dan kebutuhan produk hukum sarana kepustakaan dalam rangka menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan DPRD;

i. memfasilitasi dan mempersiapkan produk-produk hukum yang dijadikan acuan dalam rapat/sidang alat kelengkapan DPRD;

j. memfasilitasi penyusunan risalah, ikthisar dan resume rapat/sidang DPRD;

k. mengevaluasi dan melaporkan pelaksanaan tugasnya kepada atasan; dan

l. melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan.

5. BAGIAN PENGAWASAN DAN HUBUNGAN MASYARAKAT

Bagian Pengawasan dan Hubungan Masyarakat mempunyai tugas dan fungsi:

a. menyusun rencana kegiatan Bagian Pengawasan dan Hubungan Masyarakat berdasarkan data dan program Sekretariat DPRD sesuai ketentuan Peraturan Perundang- undangan;

b. memimpin dan mendistribusikan tugas kepada bawahan;

c. mengevaluasi dan menilai prestasi hasil kerja bawahan;

d. memfasilitasi dan melaksanakan koordinasi pelaksanaan pendataan dan penyaringan data serta penyusunan evaluasi informasi;

e. memfasilitasi dan melaksanakan koordinasi pelaksanaan hubungan antara pemerintah (eksekutif) dengan DPRD (legislatif) dan masyarakat umum serta organisasi kemasyarakatan untuk memperjelas kebijakan pemerintah;

f. memfasilitasi dan melaksanakan koordinasi pelaksanaan pelayanan informasi dan mempersiapkan rencana peliputan acara kegiatan DPRD dengan mengundang Pers untuk dipublikasikan dan dokumentasi;

g. memfasilitasi dan melaksanakan koordinasi pelaksanaan pemberian pelayanan kepada masyarakat dan tamu-tamu yang membutuhkan informasi/keterangan;

h. memfasilitasi dan melaksanakan koordinasi pemberian tanggapan dan penjelasan terhadap surat pembaca di media

masa atau surat-surat dari masyarakat yang memerlukan tanggapan/jawaban;

i. memfasilitasi dan melaksanakan koordinasi pelaksanaan pengembangan Sumber Daya DPRD;

j. memfasilitasi dan melaksanakan koordinasi pelaksanaan pengawasan penggunaan anggaran maupun pengawasan pelaksanaan kebijakan;

k. memfasilitasi dan menyusun kegiatan hearing dan reses DPRD;

l. mengevaluasi dan melaporkan pelaksanaan tugasnya kepada atasan; dan

m. melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan